i-lab 3.0 - Process Design, Validation & Test
Scenario
La versione i-lab 3.0, che rappresenta la prosecuzione del percorso intrapreso con la versione 2.0, si pone all’interno del progetto InIt come lo strumento per abilitare la definizione dei requisiti utente nella fase preparation della filiera di progettazione della piattaforma, i cui obiettivi insistono su:
integrare in un unico sistema ERP la contabilità finanziaria, economico-patrimoniale e analitica: InIt mira a creare un'architettura unificata che consenta una visione integrata e completa dei diversi aspetti della contabilità, facilitando la gestione e l'analisi dei dati finanziari;
sostituire i 13 sistemi attualmente in uso per la gestione della contabilità pubblica: InIt si propone di sostituire i sistemi esistenti con una soluzione capace di unire e semplificare i processi contabili attualmente frammentati tra diversi software e piattaforme;
uniformare le scritture contabili e standardizzare i processi amministrativi per l'armonizzazione dei flussi contabili: l'obiettivo di InIt è creare un framework standardizzato per le scritture contabili, rendendo i processi amministrativi più omogenei e facilmente gestibili, al fine di ottimizzare e rendere più trasparenti i flussi contabili.
La terza versione di i-lab è stata utilizzata in due contesti di utilizzo:
Contabilità Finanziaria, Formazione Bilancio, Gestione Bilancio
Rendiconto dello Stato
Durata e partecipazione
Il Programma i-lab 3.0 è durato circa 663 giorni.
Ha previsto due diversi contesti di applicazione.
Ha coinvolto 330 persone, organizzate in 30 team.
Ha incluso la partecipazione di 16 Pubbliche Amministrazioni Centrali e Locali, insieme a 50 dei loro Uffici e Dipartimenti.
Contesto di applicazione 1: Contabilità Finanziaria, Formazione Bilancio e Gestione Bilancio
Obiettivi
In questo contesto di applicazione, i-lab si concentra sulla definizione dei requisiti per il nuovo sistema gestionale di contabilità pubblica, mirando a:
rispettare le tempistiche di progetto in linea con la roadmap generale;
gestire il raffinamento delle logiche di rilascio basandosi su feedback ed evidenze;
standardizzare il processo di documentazione dei requisiti per una knowledge-base unificata;
identificare e cogliere opportunità di miglioramento nei processi amministrativi.
WBS e Item
In questo contesto di applicazione, la WBS è più complessa rispetto alle precedenti, divisa in 4 aree principali: Impianto Generale, Bilancio, Entrate e Spese. Ogni area della WBS ha definito specifici rami e Item di lavorazione.
area Impianto Generale: 5 Item focalizzati sull'impalcatura generale del sistema contabile;
area Bilancio: 21 Item concentrati sulla gestione del bilancio, includendo aspetti come anagrafiche, sotto-strumenti, leggi e autorizzazioni, fondi, controllo disponibilità e vari aspetti della formazione e gestione del bilancio;
area Entrate 11 Item focalizzati sulla gestione delle entrate, come posizione finanziaria, accertamento e riscossione delle entrate, versamenti erariali e riscontro contabile;
area Spese: 21 Item, che coprono la gestione delle spese, includendo anagrafiche, attività propedeutiche, gestione della spesa, e aspetti specifici legati alla Difesa e al MAECI.
In sintesi, il lavoro di Requisitazione supportato dal Programma i-lab ha riguardato quattro distinte aree (Impianto Generale, Bilancio, Entrate e Spese), per un totale di 58 Item sottoposti a indagine e analisi.
Round e team
Il Programma si è sviluppato attraverso 4 cicli di attività consecutivi, ciascuno caratterizzato da una specifica configurazione di team e obiettivi. Questi cicli sono stati pianificati tenendo conto sia delle necessità di business che della capacità operativa.
Ogni round vedeva la partecipazione di diversi Innovation Team, ciascuno concentrato su specifici settori della WBS:
round 1: ha coinvolto 82 persone divise in 5 Innovation Team, e si è esteso per 9 settimane. Si è concentrato su aspetti fondamentali della definizione dei requisiti e della documentazione iniziale. I team erano: Team Bilancio 1, Bilancio 2, Entrate 1, Spese 1 e Spese 2;
round 2: ha coinvolto 166 persone divise in 5 Innovation Team (98 referenti interni, 62 persone provenienti dalle maggiori Amministrazioni, oltre al Teaching Team). Il round 2, durato 15 settimane, ha permesso un approfondimento maggiore e un'elaborazione più dettagliata dei requisiti. I Team erano: Team Bilancio 3, Bilancio 4, Entrate 2, Spese 3, Spese 4;
round 3: ha coinvolto 41 persone divise in 4 Innovation Team, per un ciclo di lavoro di 15 settimane. Questo round combinava attività di analisi più approfondite con la formalizzazione di alcuni aspetti. I Team erano: Team Entrate 3, Entrate 4, Spese 5, Spese 6;
round 4: ha coinvolto 11 persone in un Innovation Team, per un ciclo di 15 settimane, e ha permesso ulteriori sviluppi e raffinamenti. I team erano: Bilancio 5 e Bilancio 6.
Le numerose strutture coinvolte nel progetto comprendevano diversi ministeri e dipartimenti governativi. Questo evidenzia la portata interministeriale del progetto e l'importanza della collaborazione tra diverse entità governative per il successo dell'iniziativa.
Output
Nell'ambito del Programma i-lab 3.0 - Contabilità Finanziaria, Formazione Bilancio e Gestione Bilancio, le attività si sono estese oltre la semplice valutazione e (in)validazione delle soluzioni progettuali, focalizzandosi anche sulla definizione precisa dei requisiti sia per gli utenti che per il business. Le sessioni di co-progettazione hanno giocato un ruolo fondamentale in questo contesto, offrendo un luogo di incontro e di scambio tra diverse realtà e competenze. Queste sessioni hanno permesso di analizzare il Current-state, che rappresenta la situazione attuale dei servizi; l'Opportunity Space, che esplora le possibilità e i principi per le future soluzioni, identificando aree di miglioramento e innovazione; il Future-state, che si concentra sul disegno delle soluzioni prospettate, descrivendo la direzione e le caratteristiche desiderate per il futuro. Complessivamente, l’applicazione di i-lab in questo contesto ha generato output rilevanti, quali:
knowledge base: è stata prodotta una documentazione completa dell’intero percorso di indagine, compresi gli obiettivi, i presupposti e il perimetro dell’iniziativa, oltre a dati sugli Innovation Team e le Amministrazioni coinvolte. È stata prodotta una documentazione esaustiva riguardante il workflow, le attività, i ruoli e le funzioni del Programma i-lab;
Business e User requirements: sono stati definiti requisiti specifici per utenti e business, che sono fondamentali per la pianificazione e l'implementazione del sistema;
roadmap di monitoraggio: è stata realizzata una roadmap dettagliata che traccia lo stato di avanzamento del Programma i-lab, assicurando che le tempistiche e gli obiettivi siano rispettati;
User Research Documentation: è stata prodotta una documentazione completa dei report delle 80 interviste effettuate, delle Lesson Learned con le evidenze emerse nel periodo e dei Discovery Plan per il tracciamento delle interlocuzioni;
whiteboard di lavoro: sono stati prodotti 197 whiteboard rappresentanti la Later Story Map delle soluzioni, l'Assumption Mapping e le Test Cards.
Un elemento centrale è stato l'impiego delle Interviste, condotte con il metodo Discussion Prototype, che hanno permesso di ottenere feedback diretti e approfonditi. Le survey preparatorie, mirate a individuare i Beneficiary per le sessioni di dialogo, hanno avuto un impatto significativo in termini di pianificazione e organizzazione, portando a:
un marcato aumento nelle interazioni settimanali degli Innovation Team;
la raccolta di un numero considerevole di insight (circa 1160), che, una volta analizzati, sono stati trasformati in 262 Action, inclusi aggiustamenti, modifiche, raffinamenti e suggerimenti per miglioramenti e approfondimenti;
il consolidamento delle interviste come uno strumento chiave di ricerca per la Ragioneria Generale dello Stato, sia per la frequenza di utilizzo che per l'affidabilità dei risultati ottenuti, con un'efficacia media di 15,7 insight e 3,5 Action per intervista.
Sono state redatte circa 1250 pagine sulla piattaforma di knowledge/document-management a supporto, equivalenti a circa 4000 cartelle in formato MS Word, e sono stati inclusi 357 allegati documentali, fornendo una risorsa preziosa per il supporto e la guida del progetto.
Contesto di applicazione 2: rendiconto dello Stato
Obiettivi
In questo contesto di applicazione, i-lab prosegue il lavoro di definizione dei requisiti per il nuovo sistema gestionale di contabilità pubblica, mirando a:
garantire la standardizzazione dei processi, superando le criticità attuali e semplificando le attività e le procedure;
implementare all’interno del sistema InIt le funzionalità necessarie a garantire processi e procedure che attualmente si svolgono extra-sistema;
ridurre i tempi dell’operatore, introdurre nuovi automatismi, riducendo le operazioni di caricamento a sistema e rendendo più veloci e semplici le operazioni di monitoraggio e controllo.
WBS e Item
Analogamente alla WBS di Rilascio 3, anche quella di Rilascio 4 è stata suddivisa in 4 rami principali: Spese Funzionario Delegato, Conto del Bilancio, Conto del Patrimonio e Reportistica ed elaborazioni specialistiche. Anche in questo caso sono stati definiti dettagliatamente gli Item per ogni area, considerando che dell’ultima - Reportistica ed elaborazioni specialistiche - nessun Item è stato previsto per essere lavorato con il Programma i-lab.
Area Spese Funzionario Delegato: 12 Item specifici, focalizzati sui processi legati alla programmazione e gestione della spesa propria dei Funzionari Delegati, ovvero dipendenti delle Amministrazioni che, in virtù di apposita delega, gestiscono ordinazioni, pagamenti, cassa e altre attività a carico dell’ente di appartenenza;
Area Conto del Bilancio: 20 Item, riguardanti processi di gestione finanziaria rispetto alle previsioni, di gestione di competenza e di cassa, della nuova formazione e dello smaltimento dei residui, nonché delle note integrative e degli allegati;
Area Conto del Patrimonio: 24 Item, focalizzati su processi legati all’individuazione delle variazioni intervenute nel patrimonio dello Stato e la situazione patrimoniale finale, raccordandole alla gestione del bilancio. Gli Item riguardano attività e passività finanziarie e patrimoniali, beni mobili e immobili, residui passivi perenti, conto del dare e avere, dati storici, gestioni fuori bilancio e altri allegati al sistema del Conto del Patrimonio;
Area Reportistica ed elaborazioni specialistiche: 5 Item, incentrati sulla reportistica e su elaborazioni specifiche per la generazione del Rendiconto Generale dello Stato come il Referto Corte dei Conti, Operazioni di concordanza, Relazione illustrativa al Conto del Bilancio, Bollettino statistico e Annuario statistico. Nessuno di questi Item è stato previsto per la trattazione nel Programma i-lab.
Round e team
Il Programma si è sviluppato attraverso 3 cicli di attività consecutivi, ciascuno caratterizzato da una specifica configurazione di team e Item che garantisse la massima efficienza in termini di tempo e capacità operativa, tenendo conto delle necessità di business.
round 1, con una durata di 13 settimane, ha coinvolto 1 Innovation Team: Team Spese 7;
round 2, con una durata di 10 settimane, ha coinvolto 4 Innovation Team: “Team Spese 8”, “Team Entrate 5”, “Team Rendiconto 1”, “Team Patrimonio 2”;
round 3, con una durata di 11 settimane, ha coinvolto 4 Innovation Team: “Team Spese 9”, “Team Entrate 6”, “Team Patrimonio 3” e “Team Patrimonio 4”;
round 4: ha coinvolto 4 Innovation Team, di cui:
3 con una durata di 12 settimane: “Team Entrate 7”, “Team Rendiconto 2” e “Team Rendiconto 3”
1 con una durata di 22 settimane: “Team Patrimonio 5” (la maggior durata di questo round è dovuta al numero elevato di Item da trattare, e al coinvolgimento di numerosi Key User di Amministrazioni esterne)
Anche in questo contesto di applicazione, le numerose strutture coinvolte nel progetto comprendevano diversi Ministeri e Dipartimenti Governativi.
Output
Analogamente al contesto di applicazione 1 di i-lab 3.0, nel contesto di applicazione 2 le attività si sono concentrate su definizione approfondita dei requisiti utente e business, con sessioni di co-progettazione per analizzare lo stato attuale dei servizi (Current-state), esplorare nuove possibilità (Opportunity Space) e delineare soluzioni future (Future-state).
Gli output del contesto di applicazione 2 di i-lab 3.0 si allineano strettamente a quelli del contesto di applicazione 1, riflettendo un approccio consistente e unificato nell'ambito del Programma:
Knowledge base del percorso di indagine del Programma i-lab, inclusiva di obiettivi, presupposti e perimetro dell’iniziativa, configurazione degli Innovation Team e Amministrazioni coinvolte. È stata prodotta una documentazione completa relativamente al workflow, le attività, ai ruoli e alle funzioni del Programma i-Lab;
Business e User Requirements: sono stati definiti requisiti specifici per utenti e business, che sono fondamentali per la pianificazione e l'implementazione del sistema;
Roadmap di monitoraggio: è stata realizzata una roadmap dettagliata che traccia lo stato di avanzamento del Programma i-lab, assicurando che le tempistiche e gli obiettivi siano rispettati;
User Research Documentation: è stata prodotta una documentazione completa dei report delle 80 interviste effettuate, delle Lesson Learned con le evidenze emerse nel periodo e dei Discovery Plan per il tracciamento delle interlocuzioni;
Whiteboard di lavoro: sono stati prodotti 107 whiteboard raffiguranti il Current-state della dimensione di servizio, l’Opportunity Space e il Future-state;
Report di dati statistici.