i-lab 2.0 - Process Design & Test

Scenario

Nel contesto di rinnovamento della propria missione al servizio della collettività, la Ragioneria Generale dello Stato si è focalizzata sull’innovazione dei sistemi digitali per il Bilancio dello Stato, avviando un percorso strategico a lungo termine con l’obiettivo di migliorare la gestione della contabilità pubblica. Il progetto "InIt - Nuovo sistema informatico gestionale di contabilità pubblica" rappresenta il nucleo centrale di questa iniziativa.

Il progetto "InIt" è caratterizzato da diverse sfide e obiettivi chiave:

• risolvere la frammentazione: attualmente, le Amministrazioni Centrali utilizzano una serie di sistemi separati per la gestione finanziaria, causando frammentazione tecnologica e conseguenti e inefficienze. "InIt" mira a unificare questi sistemi in un'unica piattaforma integrata di tipo ERP;

• uniformare le scritture contabili e standardizzare i processi amministrativi: questi due obiettivi rappresentano passaggi fondamentali nel percorso di armonizzazione dei flussi contabili della Pubblica Amministrazione Centrale dello Stato.

• estendere la capacità di integrazione/interoperabilità con le istituzioni esterne: il progetto promuove un approccio sinergico e collaborativo della Pubblica Amministrazione con le altre istituzioni. 

Per perseguire questi obiettivi, l'8 marzo 2018, è stato creato un gruppo di lavoro istituito dal Ragioniere Generale dello Stato, allo scopo di condurre studi e analisi per la creazione del sistema informatico a supporto dei processi contabili delle PA, in conformità alle normative vigenti. Il gruppo di lavoro ha proposto un sistema gestionale integrato basato su ERP (Enterprise Resource Planning) per le Pubbliche Amministrazioni. Il modello scelto è basato su SaaS (Software as a Service) su Cloud privato, mirato a semplificare e standardizzare i processi contabili inizialmente nelle Amministrazioni Centrali, con un'infrastruttura dedicata a tutta la Pubblica Amministrazione. Dopo un'analisi comparativa dei principali pacchetti ERP di mercato, è stato selezionato SAP S/4 HANA per la sua ampia funzionalità e integrazione dei moduli contabili, offrendo una soluzione mista che combina standard del mercato con componenti personalizzate.

In questo contesto di applicazione, i-lab supporta il business per ridefinire i modelli organizzativi, i processi amministrativi e le procedure operative che sono alla base dell’Amministrazione, ponendosi come strumento per la definizione dei requisiti utente e per l’ideazione dei processi a supporto degli obiettivi InIt citati. 

Durata e Partecipazione

Il Programma i-lab 2.0 è durato circa 69 giorni.
Ha previsto due diversi contesti di applicazione.

Ha coinvolto 89 persone, organizzate in 5 team diversi.

Ha incluso la partecipazione di 10 Pubbliche Amministrazioni Centrali e Locali, insieme a 32 dei loro Uffici e Dipartimenti.

Contesto di applicazione 1: Gestione fisica e contabile dei Beni

Obiettivi

In questo contesto di applicazione il Programma i-lab mira a raggiungere sia obiettivi strategici che tattici. Dal punto di vista strategico, il Programma aspira a stimolare lo sviluppo di nuove sinergie con le Amministrazioni Centrali. In termini tattici, supporta le attività operative nella definizione dei requisiti dei sistemi per la Gestione fisica e contabile dei Beni. In breve, gli obiettivi includono:

• censimento, organizzazione e definizione di requisiti puntuali, uniformi e flessibili di tutti i flussi operativi dei consegnatari che operano nei diversi Ministeri, assicurando inoltre una sintesi efficace dei diversi regolamenti previsti;

• sviluppo dell'indagine sulla Gestione fisica e contabile dei Beni, coinvolgendo attivamente diverse Amministrazioni esterne tramite l’attivazione di Innovation Team ibridi (composti da personale RGS, Sogei, fornitori e rappresentanti delle Amministrazioni esterne) e garantendo loro molteplici opportunità di partecipazione, sia all’interno degli Innovation Team, sia in qualità di contributori esterni chiamati alla (in)validazione dei requisiti prodotti;

• evasione delle attività all’interno di una timebox non superiore a 3 mesi, garantendo, in tal modo, il rispetto delle tempistiche complessive di progetto.

WBS e Item

La Work Breakdown Structure (WBS) del progetto si divide in tre insiemi principali che rappresentano i tre scenari normativi nei quali si muovono le diverse Amministrazioni. L’identificazione dei singoli Item è stata effettuata direttamente dagli Innovation Team alla partenza del Programma i-lab.

• Regolamento 254 + MiBACT
  Item 1: Flussi informativi di diversa natura (contabile, gestionale e logistica)
  Item 2: Gestione documentale in formato elettronico con banca dati integrata (ODA, fatture ecc.)
  Item 3: Movimentazione dei beni

• Regolamento Difesa
  Item 1: Analisi classificazione dei beni
  Item 2: Anagrafica degli Uffici utilizzatori e dei Centri di Costo
  Item 3: Gestione contabile del bene

• Altri Regolamenti
  Item 1: Semplificazione e standardizzazione normativa
  Item 2: Produzioni interne di beni
  Item 3: Informatizzazione degli step di gestione dei beni

Round e Team

La dimensione della WBS ha permesso la lavorazione di tutti gli Item in un unico round. Il lavoro è stato suddiviso tra tre Innovation Team principali, ognuno assegnato a un ramo specifico della WBS. La loro struttura era ibrida e coinvolgeva personale RGS, Sogei, fornitori e Amministrazioni esterne. I team erano così composti:

• Team Regolamento 254 + MiBACT: 22 referenti, tra cui un Core Team di 9 membri da diverse organizzazioni governative e un Extended Team di 13 membri;

• Team Difesa: 16 referenti, inclusi 9 nel Core Team, provenienti dal Ministero della Difesa e altri enti, oltre a un Extended Team di 7 membri;

• Team Altri Regolamenti: 12 referenti con un Core Team di 8 membri che rappresentavano diverse organizzazioni, e un Extended Team di 4 membri.

Le interviste hanno coinvolto una vasta gamma di strutture in diverse Amministrazioni, tra cui il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, il Ministero degli Affari Esteri, il Ministero della Difesa e molti altri. Queste interviste hanno fornito feedback preziosi e hanno aiutato nella (in)validazione dei requisiti.

Output

Il Programma i-lab, applicato in questo contesto, ha prodotto una serie di output significativi, che hanno contribuito allo sviluppo e alla definizione dei requisiti per la Gestione fisica e contabile dei Beni (Consegnatari). Tra questi si annoverano:

• knowledge base: è stata prodotta una documentazione completa dell'intero percorso di indagine, compresi gli obiettivi, i presupposti, il perimetro dell’iniziativa, le configurazioni degli Innovation Team e dettagli delle Amministrazioni coinvolte;

• User Research Documentation: è stata prodotta una documentazione inclusiva dei report delle 51 interviste effettuate, delle Lesson Learned e dei Discovery Plan per il tracciamento delle interlocuzioni;

• whiteboard di lavoro: sono stati prodotti 58 whiteboard rappresentanti la Later Story Map delle soluzioni, l'Assumption Mapping e le Test Card;

• prototipi: sono stati realizzati 4 prototipi progettuali di processo;

• presentazioni finali: sono state prodotte 15 presentazioni conclusive rappresentanti il percorso di Discovery degli Innovation Team e inclusive di key insight, Design concept, business/User requirements, service guidelines, next step.

Contesto di applicazione 2: Sistemi conoscitivi e di reportistica (Dati e BI)

Obiettivi

Il secondo contesto di applicazione della seconda versione di i-lab, nel Progetto Sistemi Conoscitivi e di Reportistica (Dati e Business Intelligence), si è concentrato sulla realizzazione di una nuova soluzione di Business Intelligence e analisi dati, pienamente integrata con il nuovo sistema gestionale ERP dello Stato. Gli obiettivi principali includevano:

• miglioramento dei servizi di Business Intelligence: superare la separazione tra ambienti conoscitivi e transazionali, fornendo dati e informazioni attraverso servizi di Business Intelligence per supportare le attività gestionali;

• implementazione di un ambiente di Business Intelligence unificato: integrare tutti i dati contabili e amministrativi in un'unica piattaforma basata su tecnologie di Data Management avanzate, interfacciandosi efficacemente con i sistemi gestionali;

• sviluppo di soluzioni di self-service BI e Analytics: mettere a disposizione delle attività degli analisti e dei Data Scientist strumenti per interrogare ed elaborare dati in autonomia, sfruttando l'intelligenza artificiale per l'identificazione di pattern e anomalie.

WBS e Item

La WBS è stata divisa in due rami principali, ognuno mirato a un aspetto specifico della Business Intelligence e dell'analisi dei dati:

• BI Economico-Patrimoniale e Analitica: questo ramo si è concentrato sulla contabilità e sull'analisi economica e patrimoniale. Il suo scopo è integrare e semplificare la reportistica finanziaria e patrimoniale.

  • Item 1: scrittura contabile

  • Item 2: reportistica

  • Item 3: riconciliazione tra economico e finanziario

• BI Governance: questo ramo si è dedicato alla definizione di un framework di Governance dei dati aziendali. L'obiettivo è creare un catalogo e un glossario dei dati che facilitino la comprensione e l'uso dei dati, oltre a stabilire un'interfaccia intuitiva e modalità di interazione efficaci per gli utenti.

  • Item 1: definizione di un framework di Enterprise Data Governance

  • Item 2: catalogo e glossario dati

  • Item 3: interfaccia e modalità di interazione

In questo contesto di applicazione è stata utilizzata la "Formula Premium" del framework i-lab.

Round e team

La dimensione limitata della WBS ha permesso la lavorazione di tutti gli Item in un unico round. Il progetto ha visto la partecipazione di due Innovation Team, ognuno dedicato a un ramo della WBS:

• Team BI Economico-Patrimoniale e Analitica: composto da 22 referenti, con un Core Team di 8 membri provenienti da diverse organizzazioni governative, e un Extended Team di 14;

• Team BI Governance: composto da 16 referenti, con un Core Team di 8 membri e un Extended Team di 8.

Le strutture coinvolte nelle sessioni di (in)validazione dei requisiti utente comprendevano vari ministeri e dipartimenti, garantendo una copertura ampia e dettagliata delle esigenze amministrative e contabili.

Output

i-lab 2.0, in questo contesto di applicazione, ha prodotto diversi output significativi:

• knowledge base: è stata prodotta una documentazione completa dell'intero percorso di indagine, compresi gli obiettivi, i presupposti, il perimetro dell’iniziativa, le configurazioni degli Innovation Team e dettagli delle Amministrazioni coinvolte;

• User Research Documentation: sono stati realizzati report dettagliati di 44 interviste condotte, oltre a presentazioni delle Lesson Learned e Discovery Plan per il tracciamento delle interazioni;

• whiteboard di lavoro: sono stati prodotti 42 whiteboard, nello specifico: Later Story Map delle soluzioni, Assumption Mapping e Test Card.

• prototipi di soluzione: sono stati sviluppati 2 prototipi progettuali sviluppati in MS PowerPoint. Questi prototipi includono oltre 130 slide, con numerose revisioni (30+), e rappresentano sia processi che interfacce software in ambito web/desktop;

• presentazioni conclusive: sono state prodotte 9 presentazioni di avanzamento del lavoro, che rappresentavano il percorso di discovery degli Innovation Team e includevano key insight, Design concept, business/User requirements, service guidelines e i next step previsti.